Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT – jak prowadzić w 2026 roku?
Ewidencja przebiegu pojazdu to jeden z tych dokumentów, który leży na styku zarządzania flotą i rozliczeń podatkowych. Firma, która chce odliczyć 100% VAT od kosztów eksploatacji samochodu służbowego – paliwa, leasingu, napraw i akcesoriów – musi ją prowadzić rzetelnie i na bieżąco. Brak ewidencji lub jej niekompletność oznacza automatyczne obcięcie prawa do odliczenia do 50% VAT, niezależnie od tego, jak faktycznie był użytkowany pojazd. Przy dużej flocie różnica między 50% a 100% odliczeniem VAT to kwoty liczone w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych rocznie.
Uwaga: artykuł ma charakter informacyjny. W sprawach podatkowych dotyczących konkretnej sytuacji firmy należy skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym.
Kiedy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa?
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy podatników VAT, którzy chcą odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdów samochodowych o masie całkowitej do 3,5 tony używanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Podstawą prawną jest art. 86a ustawy o VAT.
Jeśli pojazd jest używany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, podatnik może odliczyć wyłącznie 50% VAT – bez obowiązku prowadzenia ewidencji. Ewidencja jest wymagana tylko wtedy, gdy firma chce skorzystać z pełnego odliczenia 100% VAT i deklaruje, że pojazd służy wyłącznie działalności gospodarczej.
Trzy warunki odliczenia 100% VAT od samochodu firmowego
Aby odliczyć 100% VAT od kosztów eksploatacji samochodu osobowego lub lekkiego pojazdu dostawczego, podatnik musi spełnić łącznie trzy warunki.
Po pierwsze – zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. Formularz należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem, jednak nie później niż w dniu przesłania pliku JPK_V7 za poprzedni miesiąc. Złożenie VAT-26 po terminie skutkuje utratą prawa do pełnego odliczenia VAT za pierwszy miesiąc użytkowania pojazdu.
Po drugie – wprowadzić wewnętrzny regulamin użytkowania pojazdu wykluczający jego użycie do celów prywatnych. Regulamin powinien określać zasady korzystania z pojazdu przez pracowników i jednoznacznie zakazywać prywatnych przejazdów.
Po trzecie – prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zawierającą wszystkie wymagane elementy wynikające z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.
Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT?
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać: dane identyfikacyjne pojazdu – markę, model i numer rejestracyjny, numer nadwozia (VIN), datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji, a dla każdego przejazdu: datę wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), cel wyjazdu związany z działalnością gospodarczą, stan licznika na początku i końcu przejazdu oraz liczbę przejechanych kilometrów. Na koniec każdego okresu rozliczeniowego ewidencja powinna zawierać podsumowanie przejechanych kilometrów. Brak któregokolwiek z wymienionych elementów może skutkować zakwestionowaniem ewidencji przez organy skarbowe i utratą prawa do odliczenia VAT.
Papierowa a elektroniczna ewidencja – którą wybrać?
Ustawa o VAT nie określa, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Dopuszczalna jest zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna. W praktyce jednak papierowa kilometrówka przy flocie kilku lub kilkunastu pojazdów staje się źródłem błędów i luk w dokumentacji – każda pomyłka, pominięty wpis lub nieczytelny zapis może podczas kontroli skarbowej skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT.
Elektroniczna ewidencja oparta na danych z systemu GPS eliminuje te ryzyka. System automatycznie rejestruje datę, trasę, przebieg i stan licznika każdego przejazdu – bez konieczności ręcznego wpisywania danych przez kierowcę. Jedynym elementem wymagającym uzupełnienia przez kierowcę jest cel przejazdu, który musi być związany z działalnością gospodarczą.
Jak system GPS FM Professional wspiera prowadzenie ewidencji przebiegu?
FM Professional automatycznie rejestruje historię każdego przejazdu z dokładnym znacznikiem czasu, lokalizacji i przebiegu. System precyzyjnie rozdziela jazdy służbowe i prywatne – kierowca aktywuje tryb jazdy prywatnej, a system ewidencjonuje przejazdy służbowe osobno. Raporty z systemu zawierają wszystkie wymagane elementy ewidencji przebiegu pojazdu i są dostępne w panelu gps.fmsolutions.pl w dowolnym momencie – bez czekania na koniec miesiąca i bez ręcznego zbierania danych od kierowców.
Więcej o rozliczaniu jazd i raportach: Proste rozliczanie jazd służbowych i prywatnych | Optymalizacja rozliczeń z wykorzystaniem raportów
FAQ – ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT
Czy papierowa kilometrówka jest nadal dopuszczalna w 2026 roku?
Tak – ustawa o VAT nie określa formy prowadzenia ewidencji. Papierowa kilometrówka jest prawnie dopuszczalna, jednak przy większej flocie znacznie zwiększa ryzyko błędów i luk w dokumentacji, które mogą skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT.
Co grozi za brak ewidencji przebiegu pojazdu przy 100% odliczeniu VAT?
Brak ewidencji lub jej niekompletność skutkuje zakwestionowaniem przez organ skarbowy prawa do pełnego odliczenia VAT i ograniczeniem odliczenia do 50% VAT. W przypadku kontroli za poprzednie okresy rozliczeniowe może to oznaczać konieczność zwrotu nadpłaconego VAT wraz z odsetkami.
Czy system GPS automatycznie spełnia wymogi ewidencji dla celów VAT?
System GPS automatycznie rejestruje datę, trasę, przebieg i dane pojazdu. Jedynym elementem wymagającym ręcznego uzupełnienia jest cel przejazdu – musi on być związany z działalnością gospodarczą i stanowi obowiązkowy element ewidencji wynikający z przepisów ustawy o VAT.
Kiedy trzeba złożyć VAT-26?
Formularz VAT-26 należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem, jednak nie później niż w dniu przesłania pliku JPK_V7 za poprzedni miesiąc. Złożenie formularza po terminie skutkuje utratą prawa do pełnego odliczenia VAT za pierwszy miesiąc.
+48 22 638 30 38 | biuro@fmsolutions.pl | fmsolutions.pl
