Jak wybrać program do zarządzania flotą? 8 funkcji, których potrzebujesz
Rynek systemów GPS i programów do zarządzania flotą oferuje dziesiątki produktów. Jeden ma świetną aplikację mobilną, ale słabe raportowanie. Inny ma rozbudowaną analitykę, ale nie obsługuje tachografów. Kolejny kosztuje mało, ale po roku okazuje się, że brakuje mu kluczowych funkcji, a integracja z innymi systemami jest niemożliwa. Ten artykuł wyjaśnia, na co zwracać uwagę przy wyborze systemu i jakie 8 funkcji powinien mieć każdy program do zarządzania flotą, który faktycznie usprawnia pracę – a nie tylko pokazuje mapę z pinezkami.
Czym jest program do zarządzania flotą?
Program do zarządzania flotą (Fleet Management System, FMS) to oprogramowanie zintegrowane z urządzeniami GPS zamontowanymi w pojazdach, które dostarcza fleet managerowi lub właścicielowi firmy bieżących i historycznych danych o pracy pojazdów i kierowców. Dane te obejmują lokalizację w czasie rzeczywistym, historię tras, styl jazdy, zużycie paliwa, dane z tachografów, stany serwisowe pojazdów i wiele innych parametrów – w zależności od stopnia integracji urządzenia GPS z pojazdem.
Dobry program do zarządzania flotą to nie tylko lokalizator. To centrum decyzyjne fleet managera: miejsce, gdzie dane z pojazdów zamieniają się w informacje zarządcze.
8 funkcji, których potrzebujesz
1. Monitorowanie lokalizacji w czasie rzeczywistym
To punkt wyjścia każdego systemu, ale jakość tej funkcji bywa bardzo różna. Liczy się częstotliwość odświeżania pozycji (co 10-30 sekund to standard, nie zaleta), dokładność GPS, intuicyjność mapy i możliwość filtrowania widoku przy dużej flocie. Dobra aplikacja mobilna umożliwiająca podgląd floty z telefonu w terenie to dziś standard, nie opcja premium. Zwróć uwagę, czy system oferuje historię tras z dowolnego okresu z dokładnym znacznikiem czasu i prędkości w każdym punkcie.
2. Raporty eco drivingu i stylu jazdy
Monitoring lokalizacji pokazuje, gdzie jest pojazd. Raporty stylu jazdy pokazują, jak jest prowadzony. Akcelerometr 3D w urządzeniu GPS rejestruje gwałtowne hamowania, gwałtowne przyspieszenia i ostre zakręty. Na tej podstawie system buduje profil stylu jazdy każdego kierowcy i generuje rankingi. Dobra aplikacja do zarządzania flotą nie tylko raportuje zdarzenia, ale umożliwia wyciągnięcie wniosków: który kierowca konsekwentnie jedzie agresywnie, gdzie na trasie najczęściej dochodzi do hamowań awaryjnych, jak zmienił się styl jazdy po szkoleniu.
Program do zarządzania flotą z funkcją eco drivingu to narzędzie do redukcji kosztów paliwa o ok. 25% i negocjowania zniżki AC nawet do 30%.
3. Integracja z danymi z tachografów
W firmach posiadających pojazdy objęte obowiązkiem tachograficznym ta funkcja jest kluczowa. Dobry fleet management system powinien pobierać pliki DDD z tachografów i kart kierowców zdalnie przez magistralę CAN – bez konieczności sprowadzania pojazdów do bazy. System powinien archiwizować pliki z datownikami, pilnować terminów odczytów (co 28 dni dla kart, co 90 dni dla urządzeń) i alarmować o zbliżających się datach. Brak tej integracji oznacza ręczne odczyty, arkusze kalkulacyjne i ryzyko przegapienia terminu z karą do 2000 zł za naruszenie.
FM Professional obsługuje tachografy VDO/Continental (DTCO), Stoneridge (SE5000), EFAS i ACTIA w wersjach Gen1 i Gen2.
4. Geofencing i alerty
Możliwość definiowania wirtualnych stref i alertów o przekroczeniu ich granicy to jedno z najczęściej używanych narzędzi w codziennym zarządzaniu flotą. Sprawdź, czy system pozwala tworzyć strefy w dowolnym kształcie (okrąg, wielokąt), ustawiać alerty czasowe (aktywne tylko w wybranych godzinach i dniach), wysyłać powiadomienia różnymi kanałami (e-mail, SMS, push w aplikacji) i budować raporty aktywności per strefa. Geofencing nocny na terenie bazy firmy to jednocześnie narzędzie antynadużyciowe i antykradzieżowe.
5. Moduł serwisowy z alertami
Program do zarządzania flotą powinien pomagać fleet managerowi pilnować terminów przeglądów, legalizacji tachografów i ważności ubezpieczeń. Moduł serwisowy umożliwia konfigurację alertów według przebiegu (np. 15 000 km przed przeglądem), czasu (np. 30 dni przed upływem OC) lub motogodzin (dla maszyn). Dobry system wysyła powiadomienie do wyznaczonej osoby z wystarczającym wyprzedzeniem, żeby zaplanować serwis bez presji czasu. Bez tego modułu przy flocie kilkudziesięciu pojazdów pilnowanie terminów jest pracochłonne i zawodne.
6. Zarządzanie kierowcami i identyfikacja przez RFID/Dallas
Aplikacja do zarządzania flotą powinna wiedzieć nie tylko gdzie jest pojazd, ale kto nim jedzie. Identyfikacja kierowcy przez kartę RFID lub klucz Dallas pozwala przypisać każdy przejazd do konkretnej osoby – co jest podstawą do raportów eco drivingu, rozliczeń czasu pracy, dokumentowania dojazdów do klientów i jako blokada uruchomienia pojazdu przez nieuprawnioną osobę. Sprawdź, czy system pozwala zarządzać bazą kierowców, śledzi terminy ważności kart kierowców i prawa jazdy, oraz czy historia przejazdów jest dostępna w przekroju per kierowca, nie tylko per pojazd.
7. Integracja z innymi systemami (TMS, karty paliwowe, API)
Izolowany system GPS dostarcza danych wyłącznie do własnego panelu. Dobra aplikacja do zarządzania flotą integruje się z innymi systemami używanymi w firmie: systemem TMS do zarządzania zleceniami transportowymi, raportami kart paliwowych do zestawiania z danymi GPS, systemem HR do rozliczania czasu pracy i delegacji. Otwarte API pozwala na wymianę danych między systemami bez ręcznych importów i eksportów. FM Professional jest zintegrowany z FireTMS (od 4 stycznia 2017 roku), który jest połączony z TRANS.EU.
8. Obsługa e-TOLL, SENT i certyfikaty
Dla firm transportowych kluczowe jest, czy system GPS jest certyfikowanym operatorem e-TOLL – co pozwala używać urządzenia pokładowego jako OBU do poboru opłat za przejazdy autostradami zarządzanymi przez GDDKiA. Dla firm przewożących towary wrażliwe ważna jest certyfikacja ZSL do SENT GEO – kara za brak rejestracji w SENT wynosi 20 000 zł. Zanim wybierzesz dostawcę, sprawdź listę certyfikatów i integracji regulacyjnych.
Co jeszcze warto sprawdzić przed wyborem?
Poza funkcjami liczy się kilka aspektów praktycznych. Czas wdrożenia i montażu: czy dostawca dysponuje własną siecią montażystów, czy zleca to niezweryfikowanym serwisantom. Wsparcie techniczne: czy helpdesk jest dostępny w języku polskim, w jakich godzinach i z jakim czasem reakcji. Warunki umowy: czas zobowiązania, kary za wcześniejsze rozwiązanie, zasady zmiany sprzętu. Centrum R&D: czy dostawca rozwija własne oprogramowanie, czy jest jedynie resellerem cudzego systemu. FM Solutions posiada własne Centrum Badawczo-Rozwojowe w Lublinie, gdzie prowadzony jest stały rozwój oprogramowania FM Professional.
Więcej: Technologia FM Professional |Oferta monitoringu GPS
FAQ – program do zarządzania flotą
Czym różni się program do zarządzania flotą od zwykłego lokalizatora GPS?
Lokalizator GPS pokazuje, gdzie jest pojazd. Program do zarządzania flotą łączy dane lokalizacyjne z danymi z tachografów, magistrali CAN, akcelerometru i czujników zewnętrznych – dostarczając fleet managerowi pełnego obrazu operacyjnego, analityki stylu jazdy, archiwizacji danych i alertów serwisowych w jednym panelu.
Jakie funkcje są niezbędne w programie do zarządzania flotą dla transportu?
W transporcie kluczowe są: zdalne pobieranie plików DDD z tachografów, obsługa kart kierowców z alertami ważności, archiwizacja danych zgodna z wymogami prawnymi, certyfikacja e-TOLL i SENT GEO oraz integracja z systemem TMS.
Czy program do zarządzania flotą działa na telefonie?
Tak – dobry fleet management system oferuje aplikację mobilną, która pozwala dyspozytorowi i fleet managerowi monitorować flotę z telefonu. FM Professional udostępnia panel gps.fmsolutions.pl w wersji responsywnej oraz aplikację mobilną.
Co to jest fleet management system (FMS)?
Fleet Management System to oprogramowanie do zarządzania flotą pojazdów, zintegrowane z urządzeniami GPS w pojazdach. Dostarcza danych o lokalizacji, stylu jazdy, tachografach, serwisie i kosztach – umożliwiając fleet managerowi podejmowanie decyzji na podstawie danych zamiast intuicji.
+48 22 638 30 38 | biuro@fmsolutions.pl | fmsolutions.pl
