Koszty utrzymania floty – checklista audytu GPS: 12 punktów do sprawdzenia w 30 dni

Audyt kosztów floty oparty na danych z systemu GPS to sprawdzenie 12 konkretnych wskaźników w czterech obszarach: paliwa, stylu jazdy, tras i przestojów oraz wykorzystania pojazdów. W odróżnieniu od audytu leasingowego lub księgowego, który operuje na poziomie faktur i umów, audyt GPS-owy dostarcza danych operacyjnych z poziomu każdego pojazdu i każdego kierowcy osobno – i to właśnie w tych danych kryją się oszczędności mogące sięgać kilkunastu, a w niektórych przypadkach kilkudziesięciu procent kosztów operacyjnych, które często pozostają niewidoczne w tradycyjnych raportach finansowych.

Dlaczego „zwykły” audyt floty nie wystarcza?

Audyt finansowy floty odpowiada na pytanie: ile wydaliśmy? Faktury za paliwo, rachunki serwisowe, polisy ubezpieczeniowe. To dane niezbędne do rozliczeń podatkowych i budżetowania, ale mają jeden zasadniczy brak: nie mówią, gdzie w tych wydatkach jest strata, a gdzie jest nieefektywność, którą da się wyeliminować.

Audyt leasingowy lub CFM odpowiada na pytanie: czy umowa jest korzystna? Analiza rat, wartości rezydualnej, zakresu pakietu serwisowego. Ważne – szczególnie przy wymianie floty – ale nie mówi nic o tym, jak pojazdy są faktycznie eksploatowane.

Audyt GPS-owy odpowiada na zupełnie inne pytanie: jak nasze pojazdy są rzeczywiście używane i gdzie tracimy pieniądze każdego dnia? To dane o konkretnych kierowcach, konkretnych trasach i konkretnych zdarzeniach, które często nie są widoczne w tradycyjnych raportach finansowych. Koszty paliwa, serwisu, ubezpieczeń i nieefektywnego wykorzystania pojazdów pochłaniają nawet 40–50% całkowitego budżetu operacyjnego firmy dysponującej własną flotą – i to właśnie w tej kategorii są największe rezerwy do odkrycia.

Lista audytu kosztów floty – 12 punktów do sprawdzenia

Paliwo: zużycie, tankowania, kradzieże (punkty 1–3)

Punkt 1. Średnie zużycie paliwa per pojazd i per kierowca

Sprawdź: ile litrów na 100 km zużywa każdy pojazd i czy jest to spójne z normą techniczną dla danego modelu. Porównaj dane z magistrali CAN z danymi historycznymi z poprzednich miesięcy. Wzrost zużycia o 10–15% bez wyraźnej przyczyny (nowe trasy, zmiana ładunku) jest sygnałem do zbadania stylu jazdy lub stanu technicznego pojazdu.

Dane potrzebne do sprawdzenia: raport zużycia paliwa z systemu GPS z podziałem per pojazd i per kierowca.

Punkt 2. Rozbieżność między paliwem pobranym a zużytym

Sprawdź: czy ilość paliwa wydana na kartach paliwowych pokrywa się z ilością zarejestrowaną przez sondę paliwową lub magistralę CAN. Rozbieżność powyżej 5% przy potwierdzonych danych z sondy paliwowej wskazuje na możliwe nadużycia – tankowanie do kanistrów, tankowanie innego pojazdu kartą służbową lub nieudokumentowane upusty. Sonda paliwowa GPS mierzy poziom paliwa z dokładnością ±3%, co pozwala zestawiać oba źródła danych z wysoką precyzją.

Dane potrzebne: raport porównawczy kart paliwowych z danymi CAN lub sondy paliwowej.

Punkt 3. Czas biegu jałowego silnika

Sprawdź: jaki procent łącznego czasu pracy silnika stanowi bieg jałowy – gdy silnik pracuje, ale pojazd stoi. Bieg jałowy powyżej 15–20% czasu pracy silnika jest stratą paliwową, którą można wyeliminować bez zmiany tras ani kierowców. Każda godzina biegu jałowego typowego silnika Diesla to 2–3 litry oleju napędowego i tyle samo emisji CO₂ spalanych bez żadnego efektu operacyjnego.

Dane potrzebne: raport czasu biegu jałowego per pojazd z systemu monitoringu GPS dla floty.

Styl jazdy i eco driving (punkty 4–6)

Punkt 4. Liczba gwałtownych hamowań na 100 km

Sprawdź: wskaźnik gwałtownych hamowań per kierowca. Hamowanie awaryjne to strata energii kinetycznej, która bezpośrednio przekłada się na wyższe zużycie paliwa i szybsze zużycie klocków hamulcowych. Kierowca z wynikiem powyżej 5 gwałtownych hamowań na 100 km jeździ nieekonomicznie nawet jeśli nie przekracza prędkości.

Dane potrzebne: raport stylu jazdy z akcelerometru 3D systemu GPS.

Punkt 5. Liczba gwałtownych przyspieszeń na 100 km

Sprawdź: wskaźnik gwałtownych przyspieszeń per kierowca. To sygnał „nerwowej” jazdy – zbyt energiczne wchodzenie w przyspieszenie zaraz po hamowaniu lub przy ruszaniu ze świateł. W połączeniu z wynikiem z punktu 4 tworzy pełny profil stylu jazdy: kierowca z wysokimi wskaźnikami obu zdarzeń ma potencjał oszczędności 15–25% na paliwie po wdrożeniu programu eco drivingu.

Dane potrzebne: raport stylu jazdy – zdarzenia przyspieszania, dostępny w tym samym raporcie co hamowania.

Punkt 6. Ranking eco drivingu – kto jest na pierwszej i ostatniej pozycji?

Sprawdź: ranking kierowców według łącznego wskaźnika stylu jazdy. Różnica między pierwszym a ostatnim miejscem w rankingu przekłada się na realne pieniądze: jeśli najoszczędniejszy kierowca spala 8 l/100 km, a najmniej oszczędny 11 l/100 km na tej samej trasie, różnica 3 litrów per 100 km oznacza 30% wyższy koszt paliwa dla tego samego zadania. Szczegółowy przewodnik po wdrożeniu programu eco drivingu i przykładowe wyliczenia oszczędności znajdziesz w artykule Eco driving w firmie – jak GPS obniża spalanie kierowców o 15–25%.

Dane potrzebne: zbiorczy raport eco drivingu z rankingiem kierowców za ostatnie 3 miesiące.

Trasy, przestoje i puste przebiegi (punkty 7–9)

Punkt 7. Udział pustych przebiegów w łącznym przebiegu floty

Sprawdź: jaki procent łącznych kilometrów przejechała flota bez ładunku lub bez zleconego celu. W firmach dostawczych i serwisowych puste przebiegi powyżej 20% łącznego przebiegu mogą, w zależności od specyfiki działalności, wskazywać na poważną rezerwę efektywności. Dane z historii tras pozwalają zidentyfikować pojazdy z najwyższym udziałem pustych km i sprawdzić, czy wynika to z charakteru pracy, czy z nieefektywnego dysponowania. Sposoby eliminowania pustych przebiegów i przestojów przy użyciu danych GPS opisujemy w artykule Optymalizacja tras w firmie – jak GPS eliminuje puste przebiegi i przestoje.

Dane potrzebne: raport historii tras z podziałem na trasy załadowane i powrotne.

Punkt 8. Czas i liczba nieplanowanych postojów

Sprawdź: ile razy w tygodniu każdy pojazd zatrzymywał się dłużej niż 30 minut w miejscu innym niż zaplanowany punkt dostawy lub serwis. Postoje niezgodne z rozkładem – na stacjach benzynowych, w miejscach niezwiązanych z trasą, poza godzinami pracy – są pierwszym sygnałem do rozmowy z kierowcą, nim stają się regularnym wzorcem.

Dane potrzebne: raport postojów per pojazd z lokalizacją i czasem trwania.

Punkt 9. Odchylenia tras od zaplanowanego przebiegu

Sprawdź: czy rzeczywista trasa przejazdu każdego pojazdu odpowiada wyznaczonej trasie. System GPS pozwala precyzyjnie odtworzyć przebieg trasy i identyfikować nieuzasadnione odchylenia. Kierowca regularnie nadrabiający 5–10 km na każdym kursie bez uzasadnienia (zatory, zmiany zlecenia) generuje koszt paliwa, który suma faktur nie ujawni, bo wygląda jak normalne zużycie.

Dane potrzebne: historia tras z porównaniem z zaplanowaną trasą lub analiza przebiegu per kurs.

Wykorzystanie floty i jazdy prywatne vs służbowe (punkty 10–12)

Punkt 10. Wskaźnik wykorzystania pojazdów

Sprawdź: jaki procent dni roboczych każdy pojazd był faktycznie w trasie. Pojazd, który przez 40% dni roboczych stoi nieużywany, albo jest zbędnym elementem floty, albo świadczy o nieefektywnym planowaniu dyspozycji. W obu przypadkach dane z GPS pozwalają podjąć decyzję: zredukować flotę, zmienić dyspozycję lub zidentyfikować pojazdy rezerwowe generujące koszty bez przychodów.

Dane potrzebne: raport aktywności pojazdów – dni z jazdami vs dni bez jazd, per pojazd, za ostatnie 3 miesiące.

Punkt 11. Udział jazd prywatnych w całkowitym przebiegu

Sprawdź: jaki procent łącznych kilometrów stanowią jazdy w trybie prywatnym. Dane te są też podstawą do prawidłowego rozliczenia podatkowego – art. 12 ustawy o PIT nakłada obowiązek naliczenia podatku od nieodpłatnego świadczenia, jeśli pojazd służbowy jest udostępniany do celów prywatnych. System GPS automatycznie rozróżnia tryb jazdy prywatnej od służbowej i generuje raport gotowy do przekazania do działu księgowości.

Dane potrzebne: miesięczny raport jazd prywatnych vs służbowych per pojazd i per kierowca.

Punkt 12. Jazdy poza godzinami pracy

Sprawdź: czy pojazdy były używane poza standardowymi godzinami pracy firmy. Geofencing nocny i alerty o ruchu poza wyznaczonymi godzinami pozwalają wykryć nieautoryzowane użycie pojazdów bez analizowania historii tras ręcznie. Regularny wzorzec jazd nocnych lub weekendowych bez udokumentowanego zlecenia to sygnał wymagający weryfikacji.

Dane potrzebne: raport aktywności pojazdów z podziałem na godziny i dni tygodnia, alerty geofencingowe z okresu audytu.

Jak w 30 dni zebrać dane potrzebne do audytu?

System GPS dostarcza większość danych z powyższej checklisty automatycznie, w formie raportów gotowych do analizy. Nie trzeba budować arkuszy kalkulacyjnych ani zbierać danych ręcznie od kierowców.

W pierwszym tygodniu wyeksportuj raporty zużycia paliwa, stylu jazdy i historii tras za ostatnie 3 miesiące. To dane bazowe do identyfikacji trendów i wartości odstających – kierowców i pojazdów z wynikami znacząco różniącymi się od średniej floty.

W drugim tygodniu zbierz raporty z kart paliwowych za ten sam okres i zestaw je z danymi GPS. Rozbieżności powyżej 5% między ilością paliwa pobranego a ilością zużytą wg systemu GPS wymagają indywidualnego wyjaśnienia.

W trzecim tygodniu przeanalizuj wskaźniki wykorzystania pojazdów i udział jazd prywatnych. Pojazdy z niskim wskaźnikiem wykorzystania i wysokim udziałem jazd prywatnych to kandydaci do weryfikacji polityki flotowej lub redukcji floty.

W czwartym tygodniu skup się na trasach i przestojach. Porównaj przebiegi z poprzednich kwartałów i zidentyfikuj kierowców z regularnie wyższym niż średnia udziałem pustych przebiegów lub nieplanowanych postojów.

Pełna lista kontrolna procesu wdrożenia systemu GPS we flocie – od montażu po konfigurację raportów i szkoleń – dostępna jest w artykule Jak wdrożyć system GPS we flocie – lista kontrolna krok po kroku.

Ile realnie można zaoszczędzić? Przykładowe wyliczenie dla floty 20 pojazdów

Poniższe wyliczenie ma charakter ilustracyjny. Konkretne kwoty zależą od rodzaju floty, intensywności użytkowania i dotychczasowej skali nadużyć.

Przyjmijmy flotę 20 samochodów dostawczych, każdy przejeżdżający 3 000 km miesięcznie przy spalaniu 10 l/100 km. Łączne zużycie paliwa to 6 000 litrów miesięcznie, przy cenie 6,50 zł za litr – łącznie 39 000 zł miesięcznie, czyli ok. 468 000 zł rocznie.

Łączna oszczędność rzędu 159 000 zł rocznie przy flocie 20 pojazdów odpowiada ok. 34% dotychczasowego budżetu paliwowego w tym przykładzie – i to wyłącznie z optymalizacji jednego obszaru kosztowego. Do tego dochodzą oszczędności z tytułu niższej szkodowości floty (spokojniejszy styl jazdy), niższej składki AC (dane telematyczne jako podstawa negocjacji z ubezpieczycielem) i mniejszej liczby awarii przez serwis planowany zamiast reaktywnego.

Pełną metodologię liczenia całkowitego kosztu posiadania pojazdu i wpływu danych GPS na poszczególne składniki TCO opisujemy w artykule TCO floty samochodowej – jak liczyć całkowity koszt posiadania pojazdu.

FAQ – audyt kosztów floty

Czym różni się audyt GPS-owy od audytu leasingowego floty?

Audyt leasingowy analizuje warunki finansowe umowy i wartość rezydualną pojazdów. Audyt GPS-owy analizuje dane operacyjne z poziomu każdego pojazdu i kierowcy: zużycie paliwa, styl jazdy, trasy, postoje i wykorzystanie pojazdów. Oba są wartościowe, ale odpowiadają na różne pytania. Audyt GPS-owy identyfikuje nieefektywności, które często nie są widoczne w tradycyjnych raportach finansowych.

Jak długo trzeba zbierać dane, żeby wyniki audytu były wiarygodne?

Minimum 3 miesiące historii pozwalają wychwycić trendy i wartości odstające z wystarczającą dokładnością. Jeden miesiąc może być zaburzony przez urlopy, sezonowość lub jednorazowe zdarzenia. Przy dłuższej historii możliwe jest porównanie kwartałów i identyfikacja sezonowych wzorców.

Czy audyt GPS-owy można przeprowadzić bez konsultanta zewnętrznego?

Tak – panel gps.fmsolutions.pl dostarcza wszystkich wymaganych raportów w formie gotowej do analizy. Audyt może przeprowadzić samodzielnie fleet manager lub osoba odpowiedzialna za flotę, bez zewnętrznych usług doradczych. Potrzebny jest dostęp do panelu GPS, danych z kart paliwowych za analizowany okres i ewentualnie raportów kosztów serwisu.

Co zrobić po audycie – od czego zacząć zmiany?

Zacznij od obszaru z największymi strat: zwykle jest to paliwo (punkty 1–3 i 4–6 checklisty). Wdrożenie programu eco drivingu z rankingiem kierowców i rozmowami po każdym tygodniu przynosi mierzalny efekt w ciągu 4–6 tygodni. Równolegle warto skonfigurować alerty geofencingowe i alerty o pracy poza godzinami. Optymalizacja tras i redukcja pustych przebiegów to kolejny etap, często wymagający zmian w planowaniu dyspozycji. Kompleksowy przewodnik po metodach redukcji kosztów z wyliczeniami dla poszczególnych obszarów znajdziesz w artykule Jak obniżyć koszty eksploatacji floty o 25% – praktyczny przewodnik.

Lista jako punkt wyjścia, nie cel sam w sobie

12 punktów tej checklisty to lista diagnostyczna, nie lista zadań do odhaczenia. Jej celem jest identyfikacja obszarów, w których flota traci pieniądze – i nadanie tym stratom konkretnej, policzalnej wartości. Firma, która przeprowadza taki audyt regularnie (co kwartał), szybko zaczyna widzieć trendy: który kierowca poprawia wyniki po szkoleniu, który pojazd systematycznie zużywa więcej niż norma, które trasy generują nieproporcjonalnie wysokie koszty.

System FM Professional umożliwia automatyczne generowanie raportów potrzebnych do przeprowadzenia regularnego audytu kosztów floty – bez ręcznego zbierania danych od kierowców i bez zewnętrznych konsultantów. Więcej o pełnym zakresie systemu: Oferta FM Professional.

+48 22 638 30 38 | biuro@fmsolutions.pl | fmsolutions.pl